Due Diligence Checkliste für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU)

Diese Due Diligence Checkliste soll Ihnen bei der Vorbereitung eines Unternehmensverkaufs helfen. Andererseits soll diese Due Diligence Checkliste Käufern helfen, während der Prüfungsphase die richtigen Fragen zu stellen.

Der Begriff „Due Diligence“ bezeichnet den Prozess der Unternehmensprüfung durch einen potenziellen Käufer. Diese beginnt normalerweise nach Abgabe eines indikativen Übernahmeangebots. Der potenzielle Käufer versucht während der Due Diligence, mögliche Risiken einer Übernahme zu erkennen und zu quantifizieren. Diese werden dann in der anschließenden Kaufpreisverhandlung thematisiert.

Diese Due Diligence Checkliste soll Unternehmensinhabern bei der Vorbereitung eines Unternehmensverkaufs helfen. Natürlich kann man nicht alle Fragen eines Käufers vorausahnen. Diese Liste ist jedoch ein guter Anhaltspunkt für die Vorbereitung. Andererseits soll diese Due Diligence Checkliste Käufern helfen, während der Prüfungsphase die richtigen Fragen zu stellen.

Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und jede Due Diligence Checkliste ebenfalls. Die Due Diligence kann je nach Unternehmen länger oder kürzer ausfallen. Daher sollten Sie die untenstehende Liste für den jeweiligen Fall anpassen.

A. Organisation

  • Unternehmensorganigramm inkl. aller Tochtergesellschaften
  • Unternehmensgeschichte nach wesentlichen Meilensteinen
  • Liste aller Ansprechpartner für den Transaktionsprozess inkl. E-Mail-Adresse und Telefonnummer

B. Finanzen

  • Geprüfte (ggfs. Konsolidierte) Jahresabschlüsse der letzten fünf Jahre
  • Monatliches (Banken-) Reporting der letzten 24 Monate
  • Umsätze aufgeschlüsselt nach Produkten bzw. Produktlinien inkl. Margen
  • Aufschlüsselung der Produktions-, Vertriebs-, Marketing- und Verwaltungskosten
  • Übersicht vertraglich vereinbarter Auftragsbestand für mindestens zwei Jahre inkl. erwarteter Umsätze
  • Aktuelle Unternehmensplanung für mindestens drei Jahre inkl. aktuelle Zielerreichung für das laufende Geschäftsjahr
  • Übersicht Investitionen der letzten fünf Jahre
  • Übersicht aller geplanten Investitionen inkl. aktuellen Status (geplant / bestellt / geliefert)
  • Liste der 15 größten Kunden nach Umsätzen der letzten drei Jahre
  • Liste überfälliger Forderungen und Forderungsausfälle der letzten drei Jahre
  • Beschreibung der Buchhaltungsprozesse, Software und Berater
  • Aktueller Lagerbestand nach Bilanzkategorie (Rohstoffe, halbfertige Erzeugnisse, fertige Erzeugnisse, Ersatzteile)
  • Bestandsliste nach Standort sowie Bestand in Konsignationslagern inkl. Stückkosten und Gesamtkosten
  • Informationen zu abgeschriebenem Lagerbestand, Abfällen, nicht weiter verwertbarem Bestand
  • Übersicht aktueller Rechnungsabgrenzungsposten
  • Aufstellung des Anlagevermögens (Überleitung zum Jahresabschluss) mit Angabe der ursprünglichen Anschaffungskosten, der kumulierten Abschreibungen, des Nettobuchwerts und des beizulegenden Zeitwerts
  • Fälligkeiten der aktuellen Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung
  • Zusammenfassung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, soweit nicht im Jahresabschluss aufgeführt

C. Vertrieb

  • Liste aller Produkte und Dienstleistungen (inkl. eingestellter Produkte) inkl. Preisen
  • Auswertung der Umsätze mit Hauptkunden der letzten drei Jahre
  • Beschreibungen aller aktuellen Zahlungs-, Rabatt- und Lieferbedingungen
  • Aktuelle Verkaufskataloge, Broschüren und Marketingmaterial
  • Aktuelle Belieferungsverträge inkl. Standardverträge
  • Liste aller Handelsvertreter, Makler und Händler inkl. Verträgen und Vereinbarungen
  • Übersicht aller Umsätze mit verbundenen Unternehmen inkl. Verträge
  • Garantieformulare und Übersicht möglicher Ansprüche aus Garantie und Gewährleistung
  • Beschreibung der Vertriebs- und Marketingaktivitäten

D. Produktion

  • Beschreibung wesentlicher Produktionsprozesse (ggfs. Prozessflussdiagramme) und Richtlinien
  • Liste aller Maschinen und Werkzeuge nach Anschaffungsdatum
  • Liste aller geleasten Maschinen und Werkzeuge
  • Anlagenpläne soweit vorhanden
  • Produktionsvolumina, monatliche Kapazitätsauslastung der letzten zwei Jahre
  • Beschreibung des Produktionspotenzials und Möglichkeiten der Produktionserweiterung
  • Liste aller Rohstoffe und Lieferanten inkl. Belieferungsverträge und Angabe zu Preisentwicklung
  • Beschreibung der Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltrichtlinien inkl. Konformitätsprotokolle
  • Liste der Energieversorger inkl. Belieferungsverträgen
  • Liste aller wesentlichen Produktionsstörungen der letzten drei Jahren
  • Übersicht der Transportkostenentwicklung der letzten drei Jahre
  • Beschreibung aktueller Kostensenkungsprogramme

E. Personal

  • Organigramm nach Geschäftsbereich und Funktion
  • Liste aller Arbeitnehmer (ggfs. anonymisiert) nach Funktion, inkl. Alter, Zugehörigkeit in Jahren, Gehalt
  • Anstellungsverträge aller Geschäftsführer
  • Anstellungsverträge der Mitarbeiter (evtl. exemplarisch)
  • Beschreibung der Vergütungsbedingungen nach Funktion
  • Liste aller Unfälle der letzten fünf Jahre
  • Liste und Beschreibung aller rechtlichen Auseinandersetzungen mit Arbeitnehmern
  • Schulungsprogramme und Verfahrenshandbücher
  • Beschreibung aller Leistungen für Arbeitnehmer, inkl. Rente, Versicherungen, Firmenwagen, Gewinnbeteiligungen, Urlaub
  • Übersicht Pensionsverpflichtungen inkl. vorliegender Pensionsgutachten

F. Finanzierung

  • Liste aller Bankkonten und Berechtigter
  • Dokumentation aller Bankdarlehen, Kreditlinien, Avale inkl. Tilgungsplänen und Zinssätze
  • Übersicht aller in den letzten fünf Jahren erhaltenen Subventionen

G. IT

  • Liste aller eingesetzten Softwarelösungen inkl. Anschaffungs- bzw. jährlicher Kosten
  • Beschreibung der Zuständigkeiten für EDV inkl. externer Dienstleister
  • Wartungsverträge mit externen EDV Dienstleistern
  • Beschreibung geplanter Investitionen in die IT Infrastruktur (Software und Hardware)

H. Rechtlich

  • Handelsregisterauszug
  • Aktuelle und vormalige Gesellschaftsverträge
  • Liste der Gesellschafter inkl. Historie
  • Gesellschafterbeschlüsse und Protokolle von Gesellschafterversammlungen der letzten fünf Jahre
  • Beteiligungen der Gesellschafter an dritten Unternehmen
  • Liste der Handlungsvollmachten und Prokura
  • Miet- und Pachtverträge für Gebäude und Grundstücke inkl. Grundbuchauszug für eigene Immobilien
  • Liste der Miet- und Leasingverträge
  • Verträge und sonstige Verpflichtungen gegenüber anderen Unternehmen von mindestens 10.000 Euro
  • Liste aller aktuellen und drohenden rechtlichen Auseinandersetzungen inkl. möglicher Schadenshöhe
  • Übersicht aller Risiken aus Produkthaftung
  • Liste werblicher Schutzrechte wie Patente, Warenzeichen, Geschmacksmuster
  • Standardformulare wie Allgemeine Geschäftsbedingungen, Bestellformulare, Rechnungen (ggfs. Rechnungshöhe definieren)

Für kleine und mittelgroße Unternehmen, die sehr stark vom Inhaber geprägt sind, spielt die Due Diligence eine besonders wichtige Rolle. Daher sollten Sie als potenzieller Käufer des Unternehmens auf die Bereitstellung der angeforderten Informationen bestehen. In einigen Fällen kann es natürlich vorkommen, dass die Bereitstellung bestimmter Informationen einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeuten würde. Kann der Verkäufer bestimmte Informationen nicht liefern, können Sie sich den Sachverhalt im Kaufvertrag garantieren lassen. Dann muss der Verkäufer Sie im Schadensfall kompensieren. Lassen Sie sich im Kaufvertrag in jedem Fall auch die Richtigkeit der während der Due Diligence bereitgestellten Informationen garantieren.

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